BBE-Checkliste zur Reduktion von Inventurdifferenzen

Inventurdifferenzen sind klassische Renditekiller. Die Klagen des Handels sind unüberhörbar. Der Möbelhandel klagt laut über hohe Inventurdifferenzen. Die Ursachen für einen großen Teil der Differenzen sind im Bereich der Logistik bzw. des Lagers zu suchen. Um die Inventurdifferenzen zu minimieren, empfehlen wir jeder Geschäfts- und Logistikleitung nachfolgende Punkte stets zu prüfen und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen zu treffen.
  • Die Annahme der Ware darf nur von dazu berechtigtem Personal vorgenommen werden. Die Annahme sollte nur zu den offiziellen Annahmezeiten vorgenommen werden. Die Anlieferzeiten sollten den Lieferanten möglichst auf der Bestellung bekannt gegeben werden. Anlieferungen von Kleinteilen via Expresslieferung sollte gesondert vorgenommen werden.
  • Die angenommene Ware muss sofort auf Vollständigkeit, Mängel und Identifizierbarkeit überprüft werden. Auftretende Mängel sollten mit Farbaufklebern deutlich gekennzeichnet werden. Die Mängel sollten mit einer Digitalkamera dokumentiert und die Bilder sofort per E-Mail zum Lieferanten gesendet werden. Defekte Ware darf nicht angenommen, eingelagert bzw. zwischengelagert werden. Entsprechende Hinweise im EDV – Warenwirtschaftssystem müssen sofort vorgenommen werden. Ware, die durch die Post oder Expressdienste angeliefert wird, muss genauso gehandelt werden und darf nicht sofort vom Verkäufer ausgepackt oder eingeräumt werden. Sollte die per Express gelieferte Ware sofort verkauft werden, muss eine direkte EDV – technische Nachbuchung des Wareneingangs erfolgen.
  • Die Erfassung der angenommenen Lieferung im EDV - Warenwirtschaftssystem muss, bevor sie in den Verkaufsraum oder ins Lager kommt, (zu 100%) vorgenommen werden. Etwaige Besonderheiten bei der Warenannahme (z.B. zu früh geliefert, ein Teil der Ware defekt) müssen sofort in der EDV vermerkt werden.
  • Der Lagerbereich Warenannahme darf nur von den dort tätigen Mitarbeitern betreten werden. Kunden, oder Mitarbeiter aus anderen Abteilungen dürfen sich keinesfalls dort aufhalten. Die Mitarbeiter der Warenannahme sollten mittels Arbeitskleidung als solche erkannt werden. Die Lagertore dürfen auf keinen Fall als Personalein- oder -ausgang genutzt werden. Ebenso sollten keine privaten Fahrzeuge von Mitarbeitern in der Nähe des Warenein- bzw. ausgangs abgestellt werden. Die Mitarbeiter der Lieferanten helfen häufig beim Entladen der Fahrzeuge mit. Sie sollten für diese Zeit eine spezielle Arbeitskleidung tragen, die sie als "Externe" kennzeichnet. Diese Kleidung sollte auch von externen Handwerkern getragen werden, die sich in diesem Lagerbereich aufhalten. Hier reicht eine Warnweste.
  • Sollte es vorkommen, dass Lieferschein und Rechnung zeitgleich im Wareneingangsbüro eintreffen, kann es vorkommen, dass Ware und die gesamten Papiere verschwinden. Grundsätzlich sollte die Rechnung getrennt vom Lieferschein in die Verwaltung gelangen. Dort muss ein regelmäßiger Abgleich von berechneter und gelieferter Ware erfolgen.
  • Um eine Verwechslung von gelieferter und bereits angenommener Ware zu vermeiden, sollte die Warenannahme räumlich von den anderen Unternehmensbereichen deutlich getrennt sein. Eventuelle Pufferflächen der Warenannahme im Lager sind als solche zu kennzeichnen.
  • Teure und hochwertige Ware aus dem Boutique -, Braun- oder Weißwarenbereich muss bis zum Transport in die Ausstellung verschlossen eingelagert werden. Der Transport in die Ausstellung sollte mit verschlossenen Corletten erfolgen. Die Schlüssel zu diesen Lagerbereichen und Corletten dürfen sich nur im Besitz der Führungskräfte und der entsprechenden verantwortlichen Mitarbeiter befinden. Die sich im Umlauf befindlichen Schlüssel müssen in einem Schlüsselbuch dokumentiert sein.
  • Positionen die sich gegenseitig kontrollieren sollen, dürfen nicht, auch nicht in Ausnahmefällen, von einem Mitarbeiter besetzt sein. Die Lagerführung und die Lagerbuchhaltung dürfen nicht in einer Hand liegen.
  • Es dürfen keine Taschen oder Beutel von Mitarbeitern mit in den Lagerbereich genommen werden. In regelmäßigen Abständen müssen im Lager tätige Mitarbeiter vor dem Verlassen der Firma von der Führungscrew kontrolliert werden. Hierbei sollte stets ein Mitglied des Betriebsrates, sofern vorhanden, anwesend sein.
  • Die LKW des Lieferpersonals sollten in regelmäßigen Abständen vor dem Verlassen des Firmengeländes angehalten und überprüft werden. Es muß ein Abgleich von Ladeliste und tatsächlich geladener Ware durch die Führungskräfte stattfinden.
  • Sensible Lagerbereiche, in der Regel die Bereiche Laderampe und Abholzone, sollten mit Digitalkameras permanent überwacht werden.

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